Dalam
kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran
(Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut
dapat dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan
arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
B. Unsur manajemen
Unsur manajemen adalah sesuatu yang
menjadi bagian mutlak sebagai pembentuk manajemen banyak yang mengemukakan
bahwa unsur manajemen seperti yang dikemukakan oleh G.R Terry dengan istilah
the six M’S in management (6M didalam manajemen), yaitu man, money, materials,
market, and methods.
Sesuai dengan pengertian manajemen
yaitu suatu kegiatan usaha kearah pencapaian tujuan tertentu dengan melalui
kerja sama orang lain serta denga pemanfaatan sumber-sumber lain yang tersedia
maka unsur-unsur manajemen meliputi :
1. manusia (manusia pemimpin,manusia pelaksana,dan atau manusia objek pelaksana
2. tujuan yang hendak divapai sebagai pemegangan titik pengarahan
3. wadah yakni badan /organisasasi sebagaai tempat orang-orang melakukan kerja sama
4. alat atau sarana mencapai tujuan
5. kegiatan /aktivitas seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dsb
Unsur-unsur Manajemen
1. Manusia (pelaksana yang handal dan terampil)
2. Money (ketersediaan dana)
3. Mesin (perlengkapan mesin-mesin sebagai alat bekerja,apabila diperlukan)
4. Metode (cara)
5. Material (sarana dan prasarana)
6. Market (pemasaran, pemasyarakatan dan pembudayaan)
I.
Unsur-Unsur Manajemen
Komponen-komponen sistem yang berupa unsur atau subsistem terkait satu dengan yang lain dalam suatu rangkaian yang membentuk sistem Fungsi dan efektifitas sistem dalam usaha maencapai tujuannya tergantung dari ketepatan susunan rangkaian atau struktur tehadap tujuan yang telah ditentukan.
A. Bersifat Dinamis
Sistem menunjukan sifat yang dinamis, dengan prilaku tertentu. Prilaku sistem umumnya dapat diamati pada caranya mengkonversikan masukkan (input) menjadi hasil (output ).
B. Sistem Terpadu Lebih Besar Daripada Jumlah Komponen-komponennya
Bila elemen atau bagian tersebut tersusun atau terorganisir secara benar, maka akan terjalin satu sistem terpadu yang lebih besar dari pada jumlah bagiannya.
C. Mempunyai Arti yang Berbeda
Satu sistem yang sama mungkin dipandang atau diartikan berbeda, tergantung siapa yang mengamatinya dan untuk kepentingan apa.
D.Mempunyai Sasaran yang Jelas
Salah satu tanda keberadaan sistem adalah adanya tujuan atau sasaran yang jelas. Umumnya identifikasi tujuan merupakan langkah awal untuk mengetahui perilaku suatu sistem dan bagiannya.
E. Mempunyai Keterbatasan
Disebabkan oleh factor luar dan dalam. Faktor luar berupa hambatan dari lingkungan, sedangkan factor dari dalam adalah keterbatasan sumber daya.
a. Siklus dan Proses system
Aspek penting dari pendekatan system terletek pada siklus system dan prosesnya, yaitu perubahan teratur yang mengikuti pola dasar tertentu dan terjadi selama system masih aktif.
b. Penahapan Dalam Siklus Sistem
Proses mewujudkan sisrtem untuk keperluan operasi atau produksi sampai siklus system berhenti berfungsi dikelompokan menjadi beberapa tahap yang dibedakan atas jenis kegiatan yang dominant.
HUBUNGAN
ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Hubungan administrasi dan manajemen adalah :
1. Dalam penerapan adminstrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatannya
yang
dapat dibedakan.
2. Administrasi bersifat konsep menentukan tujuan dan kebijaksanaan umum secara menyeluruh sedangkan manajemen sebagai subkonsep yang bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkat administrasi.
3. Administrasi lebih luas dari pada manajemen karena manajemen sebagai salah satu unsurt dan merupakan inti dari administrasi sebagai pelaksana yang bersifar operasional melainkan mengatur tindakan -tindakan pelaksanaan oleh sekelompok orang yang disebut “bawahan” jadi dengan manajemen administrasi akan mencapai tujuannya.
INTI MANAJEMEN
Inti manajemen menurut para ahli adalah :
1. Dimork dan Koening (1960) “leadership is the key to management (kepemimpinan adalah inti dari manajemen)/
2. Siagian (1981) mengemukakan ” kepemimpinan merupakan motor penggerak dari semua sumber-sember dan alat-alat (resoures)yang mendisahkan sebuah buah -buahan yang dikulitnya diumpamakan dengan admnistrasi, dagingnya diumpamakan dengan manajemen dan bijinya adalah kepemimpinan maksudnya sama halnya dengan manajemen maka yang pertama tama disoroti adalah kulitnya bagian luar “administrasi ” kemudian intinya yaitu manajemen selanjutnya bertemu denga inti dari manajemen disebut denga kepemimpinan (leadership) maka baik tidaknya buah itu nantisangat bergantung pada kwalitas.
3. Kaitannya dengan manajemen baik tidaknya manajemen bergantung pada baik tidaknya kepemimpinan.
EFISIENSI SEBAGAI FAKTOR KUNCI KEGIATAN MANAJEMEN
Miftah thoha dalam aneka sari ilmu administrasi (1980 : P A28) bahwa dimanapun administrasi itu dijalankan maka erja haruslah merupakan dasar pertimbangan untuk melakukan segala kegiatan dalam rangka menapai tujuan organisasinya.
Luther Gullick (1957 : P 191 -192) berpendapat bahwa dalam pengetahuan administrasi masalah yang menjadi intinya adalah efisien tujuan pokok dari ilmu administrasi didalam pelaksanaan pekerjaan yang ada dengan pembiayaan minimal untuk tenaga kerja dan barang-barang.
Kesimpulan dari kedua pendapat tesebut bahwa tidak ada artinya suatu pembangunana negara kalau administrasinya hanya merupakan sumber / akibat utang bertumpuk sehingga administras dalan hai ini mempunyai tujuan atau motif tak lain dan tak bukan hanyalah tercapainya tujuan secara efisien.
The liang ge berpendapat bahwa efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara sesuatu usaha dengan hasilnya perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu segi hasil dan segi usaha.
• dilihat dari segi hasil suatu usaha dapat dikataka efisien kaau usaha itu memberikan hasil yang terbaik.
• dilihat dari segi usaha suatu usaha dapat dikatakan efesien kaau sesuatu hasil yang dikehendaki dapat tercapai dengan usaha yang teringan. teringan dalam hubungannya dengan pemakaian waktu benda atau ruang yang digunakan untuk melakukan usaha
walter W skeat dalam The laing Gie mengemukakan bahwa perkataan itu sendiri berasal dari bahasa latin efficere (menghasilkan, mengadakan dan menjadikan ) dan dalam istilah indonesia “effesiensi”, efisien kemudian dalam perkembangannya sampai sekarang ini para ahli memberikan bermacam-macamrumusan. ibrahim lubis efisiendi adalah perbandingan antara pendapatan dan pengeluaran . perbandingan yang dimaksudkan disini adalah daya guna yang berarti cep[a, tepaat, hemat, dan selamat.
PROSES MANAJEMEN
Proses manajemen adalah suatu kegiatan yang terus menerus tetapi sistematis tidak sembarangan atau asal saja melainka secara teratur dalam keraturan yang terus menerus itu manajemen tidak tanpa tujuan melainkan ada tujuan yang adakn dicapai tetapi meskopun tujuan telah tercapai tidak berarti kegaitan berhenti karena dalam dinamika manajemen suatu tujuan yang telah dicapaidisusul atau dilanjutkan dengna tujuan berikutnya
manajemen sebagai suatu proses, banyak tugas atau fungsi yang fundamarntal fungsi fundamental ini oleh beberpa ahli brlainan pendapat tetapi pada hakikatnya yang jadi klasifikasi pokok yaitu perencanaan, pengorganisasian , penggerakan dan pengawasan
berhubungan dengan pencapaian tujuan melalui kerja sama orang lain titik beratnya ada usaha pemanfaatan orang-orang yang berarti ia yang melakukan perfomencenya akan tetapi melalui sumber-sumber yang tersedi untuk itu sebagai sarana dan prasaran usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tersebut yang dimaksud sumber-sumber yang tersedia ialah segenap potensi yang dapat dimanfaatkan dalam rangka penyelesaian pekerjaan – pekrjaan usaha kerja sama yang bersangkutan.
- Input
Input merupakan
elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima siluruh masukan data, dimana
masukan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi pemasukan data dan
sebagainya.
- Proses
Proses merupakan
elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memroses seluruh masukan
data menjadi suatu sistem yang lebih berguna.
- Output
Output merupakan
hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolahan dan merupakan
tujuan akhir sistem.
- Umpan Balik
Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas
mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan, dimana elemen ini sangat
penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat merupakan perbaikan
sistem, pemeliharaan sistem dan sebagainya
