KODE KODE HURUF KETIKA BERTELEPON

Kode alphabet untuk spelling kata - Alpha bravo charlie Fanta yah itu lah kata yang sering kita ucapkan jika kita berada dalam percakapan dimana kita tidak saling ketemu. seperti halnya saat kita booking tiket pesawat melalui telepon dan akan di konfirmasi melalui email kita. Saat ditanya oleh petugas di sana "emailnya apa pak?" biasanya kita speeling dengan mengucapkan kata yang memperjelas awal kata kita. Sangat tengsin sekali kalau kita tidak hafal dengan alphabet untuk huruf yang kita gunakan. Supaya terkesan anda pintar dalam segala hal :) silahkan sahabat anehdidunia.com hafalkan kata kata di bawah ini. 

A : Alpha
B : Bravo
C : Charlie
D : Delta
E : Echo
F : Foxtrot / Fanta
G : Golf
H : Hotel
I : India
J : Juliet / Jakarta
K : Kilo
L : Lima / London
M : Mike / Mama
N : November / Nano
O : Oscar
P : Papa
Q : Quebec / Queen
R : Romeo
S : Sierra
T : Tango
U : Uniform / Ultra
V : Victor
W : Whiskey
X : X-ray
Y : Yankee
Z : Zulu / Zebra

MATERI TUGAS ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Administrasi Perkantoran

Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

 B. Unsur manajemen

Unsur manajemen adalah sesuatu yang menjadi bagian mutlak sebagai pembentuk manajemen banyak yang mengemukakan bahwa unsur manajemen seperti yang dikemukakan oleh G.R Terry dengan istilah the six M’S in management (6M didalam manajemen), yaitu man, money, materials, market, and methods.

Sesuai dengan pengertian manajemen yaitu suatu kegiatan usaha kearah pencapaian tujuan tertentu dengan melalui kerja sama orang lain serta denga pemanfaatan sumber-sumber lain yang tersedia maka unsur-unsur manajemen meliputi :

1.    manusia (manusia pemimpin,manusia pelaksana,dan atau manusia objek pelaksana

2.    tujuan yang hendak divapai sebagai pemegangan titik pengarahan

3.    wadah yakni badan /organisasasi sebagaai tempat orang-orang melakukan kerja sama

4.    alat atau sarana mencapai tujuan

5.    kegiatan /aktivitas seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dsb

Unsur-unsur Manajemen

1.    Manusia (pelaksana yang handal dan terampil)

2.    Money      (ketersediaan dana)

3.    Mesin     (perlengkapan mesin-mesin sebagai alat bekerja,apabila diperlukan)

4.    Metode   (cara)

5.    Material  (sarana dan prasarana)

6.    Market    (pemasaran, pemasyarakatan dan pembudayaan)

I. Unsur-Unsur Manajemen

Komponen-komponen sistem yang berupa unsur atau subsistem terkait satu dengan yang lain dalam suatu rangkaian yang membentuk sistem Fungsi dan efektifitas sistem dalam usaha maencapai tujuannya tergantung dari ketepatan susunan rangkaian atau struktur tehadap tujuan yang telah ditentukan.

A. Bersifat Dinamis

Sistem menunjukan sifat yang dinamis, dengan prilaku tertentu. Prilaku sistem umumnya dapat diamati pada caranya mengkonversikan masukkan (input) menjadi hasil (output ).

B. Sistem Terpadu Lebih Besar Daripada Jumlah Komponen-komponennya

Bila elemen atau bagian tersebut tersusun atau terorganisir secara benar, maka akan terjalin satu sistem terpadu yang lebih besar dari pada jumlah bagiannya.

C. Mempunyai Arti yang Berbeda

Satu sistem yang sama mungkin dipandang atau diartikan berbeda, tergantung siapa yang mengamatinya dan untuk kepentingan apa.

D.Mempunyai Sasaran yang Jelas

Salah satu tanda keberadaan sistem adalah adanya tujuan atau sasaran yang jelas. Umumnya identifikasi tujuan merupakan langkah awal untuk mengetahui perilaku suatu sistem dan bagiannya.

E. Mempunyai Keterbatasan

Disebabkan oleh factor luar dan dalam. Faktor luar berupa hambatan dari lingkungan, sedangkan factor dari dalam adalah keterbatasan sumber daya.

a. Siklus dan Proses system

Aspek penting dari pendekatan system terletek pada siklus system dan prosesnya, yaitu perubahan teratur yang mengikuti pola dasar tertentu dan terjadi selama system masih aktif.

b. Penahapan Dalam Siklus Sistem

Proses mewujudkan sisrtem untuk keperluan operasi atau produksi sampai siklus system berhenti berfungsi dikelompokan menjadi beberapa tahap yang dibedakan atas jenis kegiatan yang dominant.

HUBUNGAN ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Hubungan administrasi dan manajemen adalah :

1.    Dalam penerapan adminstrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatannya

yang dapat dibedakan.

2.    Administrasi bersifat konsep menentukan tujuan dan kebijaksanaan umum secara menyeluruh sedangkan manajemen sebagai subkonsep yang bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkat administrasi.

3.    Administrasi lebih luas dari pada manajemen karena manajemen sebagai salah satu unsurt dan merupakan inti dari administrasi sebagai pelaksana yang bersifar operasional melainkan mengatur tindakan -tindakan pelaksanaan oleh sekelompok orang yang disebut “bawahan” jadi dengan manajemen administrasi akan mencapai tujuannya.

INTI MANAJEMEN

Inti manajemen menurut para ahli adalah :

1.    Dimork dan Koening (1960) “leadership is the key to management (kepemimpinan adalah inti dari manajemen)/

2.    Siagian (1981) mengemukakan ” kepemimpinan merupakan motor penggerak dari semua sumber-sember dan alat-alat (resoures)yang mendisahkan sebuah buah -buahan yang dikulitnya diumpamakan dengan admnistrasi, dagingnya diumpamakan dengan manajemen dan bijinya adalah kepemimpinan maksudnya sama halnya dengan manajemen maka yang pertama tama disoroti adalah kulitnya bagian luar “administrasi ” kemudian intinya yaitu manajemen selanjutnya bertemu denga inti dari manajemen disebut denga kepemimpinan (leadership) maka baik tidaknya buah itu nantisangat bergantung pada kwalitas.

3.    Kaitannya dengan manajemen baik tidaknya manajemen bergantung pada baik tidaknya kepemimpinan.

EFISIENSI SEBAGAI FAKTOR KUNCI KEGIATAN MANAJEMEN

Miftah thoha dalam aneka sari ilmu administrasi (1980 : P A28) bahwa dimanapun administrasi itu dijalankan maka erja haruslah merupakan dasar pertimbangan untuk melakukan segala kegiatan dalam rangka menapai tujuan organisasinya.

Luther Gullick (1957 : P 191 -192) berpendapat bahwa dalam pengetahuan administrasi masalah yang menjadi intinya adalah efisien tujuan pokok dari ilmu administrasi didalam pelaksanaan pekerjaan yang ada dengan pembiayaan minimal untuk tenaga kerja dan barang-barang.

Kesimpulan dari kedua pendapat tesebut bahwa tidak ada artinya suatu pembangunana negara kalau administrasinya hanya merupakan sumber / akibat utang bertumpuk sehingga administras dalan hai ini mempunyai tujuan atau motif tak lain dan tak bukan hanyalah tercapainya tujuan secara efisien.

The liang ge berpendapat bahwa efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara sesuatu usaha dengan hasilnya perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu segi hasil dan segi usaha.

•    dilihat dari segi hasil suatu usaha dapat dikataka efisien kaau usaha itu memberikan hasil yang terbaik.

•    dilihat dari segi usaha suatu usaha dapat dikatakan efesien kaau sesuatu hasil yang dikehendaki dapat tercapai dengan usaha yang teringan. teringan dalam hubungannya dengan pemakaian waktu benda atau ruang yang digunakan untuk melakukan usaha
walter W skeat dalam The laing Gie mengemukakan bahwa perkataan itu sendiri berasal dari bahasa latin efficere (menghasilkan, mengadakan dan menjadikan ) dan dalam istilah indonesia “effesiensi”, efisien kemudian dalam perkembangannya sampai sekarang ini para ahli memberikan bermacam-macamrumusan. ibrahim lubis efisiendi adalah perbandingan antara pendapatan dan pengeluaran . perbandingan yang dimaksudkan disini adalah daya guna yang berarti cep[a, tepaat, hemat, dan selamat.

PROSES MANAJEMEN

Proses manajemen adalah suatu kegiatan yang terus menerus tetapi sistematis tidak sembarangan atau asal saja melainka secara teratur dalam keraturan yang terus menerus itu manajemen tidak tanpa tujuan melainkan ada tujuan yang adakn dicapai tetapi meskopun tujuan telah tercapai tidak berarti kegaitan berhenti karena dalam dinamika manajemen suatu tujuan yang telah dicapaidisusul atau dilanjutkan dengna tujuan berikutnya
manajemen sebagai suatu proses, banyak tugas atau fungsi yang fundamarntal fungsi fundamental ini oleh beberpa ahli brlainan pendapat tetapi pada hakikatnya yang jadi klasifikasi pokok yaitu perencanaan, pengorganisasian , penggerakan dan pengawasan
berhubungan dengan pencapaian tujuan melalui kerja sama orang lain titik beratnya ada usaha pemanfaatan orang-orang yang berarti ia yang melakukan perfomencenya akan tetapi melalui sumber-sumber yang tersedi untuk itu sebagai sarana dan prasaran usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tersebut yang dimaksud sumber-sumber yang tersedia ialah segenap potensi yang dapat dimanfaatkan dalam rangka penyelesaian pekerjaan – pekrjaan usaha kerja sama yang bersangkutan.

1. Input

Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima siluruh masukan data, dimana masukan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi pemasukan data dan sebagainya.

2. Proses

Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memroses seluruh masukan data menjadi suatu sistem yang lebih berguna.

3. Output

Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolahan dan merupakan tujuan akhir sistem.

4. Umpan Balik

Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat merupakan perbaikan sistem, pemeliharaan sistem dan sebagainya

MATERI PERALATAN KANTOR

1) ALAT KOMUNIKASI

1. Aiphone

Yaitu suatu alat komunikasi yna dapat menghibungkan ruang satu dengan ruang lainya.

Cara mengoperasikan:

1) Siapkan buku catatan untuk hal-hal penting

2) Angkat gagang telepon

3) Tekan tombol rungan yang dituju

4) Gunakan bahas ayang sopan

5) Suara harus jelas

6) Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih

7) Letakkan kembali gagang telepon

2. Telepon

Cara menangani telepon masuk:

1. Segera dijawab tidak melebihi dering ke 3

2. Angkat gagang telepon dengna tangan kiri

3. Sebut nama perusahaan dan tawarkan bantuan

4. Berusaha mendengarkan dengna baik

5. Catat semua hal penting

6. Setelah selesai seorang sekretaris jangan mematikan telepon terlebih dahulu.

7. Letakkan handset pada tempatnya

3. Telepon Genggam (Ponsel)

Cara pemgopersian ponsel dapat anda lihat pada user manual yang disertakan bersama dengan ponesl yang dibeli. Cara pengoperasian dan fasilitas yna dimiliki oleh ponsel masing-masing jenis dan merk berbeda

4. Faximile

Yaitu alat untuk mengirim data dolkumen yang sama dengan aslinya baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu yang singkat

1. Mesin fax Panasonic KX-F 2090

Tombol-tombol penting:

a. Swich on –off

Untuk menghidupkan dan mematikan mesin

b. Masukan (out ging message)

1) Tekan tombol out gong message (OGM) recording

2) Bicara, jika anda ingin kirim faks dapat langsung tekan startm jika ingin bicara stelah nada beep terdengar

3) Setelah selesai tekan tombol OGM recording hasilnya lampui alarm akan mati

4) Memo two way, merekam pembicaraan telepon 2 arah

5) Paly back, mendengar lkembali rekaman yang dibuat

c. Flash

Tombil ini digunakan untuk mendapatkan lkembali nada psan

d. Redial

Untuk mengulang kembali nomor telepon yang terakhir dihubungi

e. Monitor

Untuk mendengar nada telepon sebelum menelpon ke luiar dan jika kita tekan pada aat faks sedang berlangsung berarti kita dapat melakukan pe,bicaraan telepon dengan rekan setelah proses faks selesai

f. Program 7 set

Untuk membuat program.

g. Stop

Untuk menghentikan pengoperasian mesin

h. Start/copy

Dengan menekan tombol ini kita siap menerima dan mengirim fakls/mengkpoy

i. Lampu-lampu

j. Resolution

k. Light Original

l. Polling

m. Tombol penerima

n. LTD

o. Swiotch ringer

p. Switch volume

Cara pengoperasian:

1) Fotokopy:

a. Masukkan data yang hendak dikopy dengan posisi terbailik

b. Pilih resolusi yang diinginkan

c. Tekan tombol start

2) Mengirim

a. Masukkan data yang hendak dikirim dengan posisi terbalik

b. Tekan tombol monitor

c. Tekan tombol nomor yang dituju

d. Setelah mendengar sinyal lawan. Tekan start

3) Menerima

a. manual: setelah mendengar sinyal faks. Tekan start

b. Automatic: etel posisi receiving mode ke TAD fax atau fax

2. MESIN PENGGANDA

Mesin ini berfungsi untuk menggandakan dokumen. Yang termasuk dalam mesin penggandaa adalah mesin stensil dan mesin foto kopi dan Risograf

a. Mesin stensil

Langkah-langkah pengoperasian:

1) Master yang sudah disediakan dimasukkan kedalam roll

2) Tinta diberi air kemusisan dimasukkan kedalam tempat tinta pada mesin stensil

3) Masukkan kertas pada tempat kertas

4) Putar handle sekali atau dua kali untuk meliohat hasil stensil

5) Tentukan jumlah yang dikehendaki

6) Jika menggandakan naskah menggunkan mesin manual, cara pemutaran menggunakan engkol, sedangakan jika menggunakan mesin semi elektrik trkan tombol on-low

b. Foto kopi

Langkah-langkah pengoperasian

1) Masukkan tinta ke developer unit

2) Tekan tombol on/off dengan posisi on

3) Master diletakan pada kacalalu tutupkan kover diatasnya

4) Tekan tombol nominal jumlah yang dikendaki

5) Hitung jumlah kertas yang dikopi

c. Risograf

Cara Pengoperasian

1) Cek tinta yang terapat pada mesin riso

2) Sambungkan msian dengan catu daya listrik

3) Masukkan naskah ke master

4) Pososkan lampu petunjuk pada posisi M

5) Tekan tombol pencetak master

6) Atur posisi naskah

7) Tekan tombol angka untuk kebutuhan pencatakan

8) Rapikan hasil cetakan

9) MAtikan mesin

10) Bersihkan debu-debu

11) Tutup kembali mesin riso dengan alat pemgamnnya

MESIN PENCATAT DATA

a. Tape Recorder

Yaitu suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau dimainkan kembali dengan m,enggunkan pita perekam sebagi media pemyimpananya.

b. Dictaphone

Yaitu alat pendikte yang digunkan oleh pimpinan dalam proses pembuatan surat yanbg akan dibuat oleh stafnya.

c. Transciber

Yaitu suatu alat yang dapat menterjemahkan bagasa. Apabila alai ini digukanan maka poihak penerima informasi langsung dapat mendengar lawanya sesuai bahasa yang diinginkan.

MATERI KEAMANAN,KESEHATAN,DAN KESELAMATAN KERJA

KEAMANAN, KESEHATAN, DAN KESELAMATAN KERJA

1. Pengetian Keamanan, Kesehatan, dan Keselamatan Kerja

Keamanan kerja adalah unsure-unsur penunjang yang mendukung terciptanya suasana kerja aman, baik meteril maupun nonmaterial.

Kesehatan kerja adalah bagaian dari ilmu kesehatan sebagai unsure yang menunjang jiswa dan lingkungan kerja sehat. Kesehatan kerja meliputi kesehatan jasmani dan rohani.

Pengertian keselamtan kerja tidak dapat didefinisikan secara etimologis sebagaimana ilmu-ilmu yang lain. Keselamatan kerja hanya dapat disekripsikan ebagai keadaan dimana sesorang merasa aman dan sehat dalam tugasnya.

2. Tujuan Kemanan, kesehatan dan keselamatan kerja

Tujuan Kemanan, kesehatan dan keselamatan kerja adalah demi terciptanaya keselamatan karyawan saat sedang bekerja dan seteleah bekerja.

Berikut ini keuntunagna K3 bagai perusahaan:

1. Meningkatakan kinerja dan omset penjualan
2. Mencegah terjadinya kerugian (total loss control minimum)
3. Memelihara sarana dan prasarana perusahaan

Keuntungan K3 bagi karyawan

1) Mneingkatakan kesejahteraan rohani dan jasmani karyawan

2) Meningkatkan penghasilan karyawan dan penduduk sekitarnya

3) Untuk kinerja yang berkesinambungan

3. Langkah-langkah Perawatan Umum Mesin/Alat

a. Perawatan Mesin Ketik

1) Menjaga Kebersihan Mesin Ketik

2) Pemberian Minyak Mesin Ketik

3) Mengangkat atau Memindahkan Mesin ketik

4) Pemeliharaan pita

b. Pemeliharaan Telepon Genggam

1) Pastikan perangkat dalam keadaan kering

2) Jangna gunakan atau jangan simpan prangakat ditempat yang berdebu dan kotor

3) Jangan simpan perangkat ini ditempat yang panas

4) Jangan simpan prngakt ini di tempat dingin

5) Jangan coba membuka pernagkat selain yang diperintahkna dalam buku petunjuk

6) Pastikan agar aprangkat tidak terjatuh, terbentur atau tergunjang

7) Jangan gunakan bahan kimia untuk membrsihkan pernagakat

8) Jangan cat perangkat

9) Gunakan hanya antenna pengganti yang sudah disediakan atau direkomendasikan

10) Gunakan pengisi daya didalam ruangan

11) Sebelum perangkat dikirim kepuat layanan, buat salinan data cadangan yang akan anda simpan.

c. Perawatan dan Pemeliharaan Mesian Stensil

1) Bersihkan casing

2) Jika pekerjaan penggandaan naskah telah usai, semua peraltan dibersihkan

3) Apabila mesin stensil tersebut telah bersih, posisikan tempat kaset dan copy tray pada tempat semula

4) Langkah terskhir mesin stensil dituutp dnegan bahan yang terbuat dari kain, tidak dibenarkan dituutp dengna bahan plastic

d. Perawtan Mesin Fotokpoy

1) Bersihkan cover-cover agar mesin fotokopi dalam keadaan bersih dansehat

2) Kalau kaca kotor bersihkan memakai alcohol

3) Cek selalu kertas dan tinta apabila bahan-bahan tersbeut telah habis, jika tidak memungkinkan lakukanlah tambahan bahan:

4) Bersihkan transfer bawah

5) Lampu tidak boleh dicabut selamanya, kesuali apasbila ada perpindahan tempat, asalkan tidak meleati batas waktu 2 kali 24 jam

e. Pemeliharaan Mesin Faksimil

1) Membersihkan Prin head

a) Lepaskan kabel telepon dan kabel power untuk keamanna

b) Bukalah penutup atas dengan mengangkat pengungkit (lecer) ke sebelah kanan penutup atas (top cover)

c) Angkat printcartridge-nya

d) Bersihkan printhead mesin anda dengan menggunakan kain halus atau kasa yang diberi cairan alkoholisoprofil

e) Tunggu sampai alhokol diprint head benar-benir keirng

f) Pasang kembali print cartridge

g) Tuutp penutup atas, dan tekan kedua sisi top cover sampai berbunyi “klik”

2) Memberihkan Scanner

a) LEpaskan kabel telepon dan kabel power untuk keamanan

b) Bukalah penuutp atasdengan menekan ujung kanan mesin anda

c) Bersihkan white film dan strip kaca dengan menggunkaan kain halus yang diberi alcohol, hati-hati jangan melipat white film atau menjatuhkan apapun kedalam mesin faks

d) Tutup kembali top cover

3) Memasang Tinta

a) Bukalah penutup atas dengan ujung kanan mesin anda

b) Lepskalah penutup atas dengan ujung kana mesin anda

c) Lepaskanlah print catridge yang berisi tinta dengan membalik gear biru berada disudut kanan atas

d) Tutup kembali top cover

MATERI PELAYANAN PRIMA

Definisi Pelayanan Prima atau Service Excellence

Pelayanan prima adalah terjemahan dari “Excellent Service“, yang berarti pelayanan yang sangat baik atau pelayanan yang terbaik. Pelayanan dalam bahasa Inggris disebut Service. Beberapa pakar tentang Pelayanan Prima mengolah kata service yang lebih bermakna.
Catherine DeVrye (1997) mengolah kata service menjadi Tujuh Strategi Sederhana Menuju Sukses :

1. Self Esteem (Memberi Nilai pada Diri Sendiri)
2. Exceed Expectations (Melampaui Harapan Konsumen)
3. Recover (Merebut Kembali)
4. Vision (Visi)
5. Improve (Melakukan Peningkatan Perbaikan)
6. Care (Memberi Perhatian)
7. Empower (Pemberdayaan)

Untuk melaksanakan tugas sebagai frontliner tentunya didasari pada pelayanan yang mengacu pada kepuasan pelanggan (customer satisfaction) yang dilayani.
          Definisi Kepuasan adalah tingkat perasaan seseorang setelah membandingkan kinerja (hasil) yang dirasakan dengan harapannya, dengan diasumsikan bahwa kalau kinerja di bawah harapan, pelanggan akan merasa kecewa, kalau kinerja sesuai harapan, pelanggan akan merasa puas, dan kalau kinerja melebihi harapan, pelanggan akan sangat puas. Kepuasan pelanggan merupakan tujuan utama pelayanan prima. Setiap frontliner berkewajiban untuk berupaya memuaskan pelanggannya. Kepuasan pelanggan dapat dicapai apabila frontliner mengetahui siapa pelanggannya, baik pelanggan internal maupun pelanggan external.

Harapan pelanggan terhadap pelayanan prima adalah :

• Makin lama makin baik (better)
• Makin lama makin cepat (faster)
• Makin lama makin diperbaharui (newer)
• Makin lama makin murah (cheaper)
• Makin lama makin sederhana (more simple)

Dengan maksud ingin memenuhi kepuasan pelanggan walaupun kepuasan sebenarnya sangat relatif tetapi paling tidak seorang frontliner semestinya memiliki pribadi prima yang dapat dilihat dari indikator-indikator, antara lain:

1. Tampil ramah
2. Tampil sopan dan penuh hormat
3. Tampil yakin
4. Tampil rapi
5. Tampil ceria
6. Tampil senang memaafkan
7. Tenang bergaul
8. Senang belajar dari orang lain
9. Senang pada kewajaran, dan
10. Senang menyenangkan orang lain

MATERI SURAT MENYURAT

A.      PENGERTIAN / DEFINISI SURAT

SURAT adalah Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa :

          - pemberitahuan

          - pernyataan

          - perintah

          - permintaan / permohonan

          - laporan

B.      FUNGSI SURAT

1.       Sebagai sarana komunikasi.

2.       Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.

3.       Sebagai alat bukti tertulis.

4.       Sebagai alat untuk mengingat.

5.       Sebagai bukti historis.

6.       Sebagai pedoman kerja.

C.      JENIS SURAT

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu :

          1. Surat pribadi

          2. Surat dinas

          3. Surat niaga

1.         Surat Pribadi

          Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.

          Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.

          Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.

2. Surat Dinas

          Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

          Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

3. Surat Niaga

          Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.

          Macam-macam surat niaga :

a)      surat penawaran                      

b)      surat pengaduan

c)       surat pesanan

d)      surat pengiriman

e)      surat pembayaran barang

f)       surat penagihan, dan sebagainya.

D.      BAGIAN-BAGIAN SURAT

•            Bagian-bagian surat pribadi :

                          …………………..….1

  …….…..2

  …….......3

 …………….……………….4

 ………………….………….5

 …………………….……….6

                                          …………….7

                                          …………….8

                                          …………….9

1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat

2. Alamat surat                          

3. Salam pembuka

4. Kalimat pembuka

5. Isi surat                    

6. Kalimat penutup

7. Salam Penutup

8. Tanda tangan

9. Nama pengirim

•            Bagian-bagian surat dinas   
                                         

 1. Kepala surat                                          

 2. No,Lampiran ,Perihal

 3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat

 4. Alamat surat

 5. Salam pembuka                  

 6. Kalimat pembuka

 7. Isi surat

  8. Kalimat penutup                

  9. Salam penutup                        

10. Tanda tangan

11. Nama pengirim

Kerangka isi surat :

1.         Paragraf pembuka

2.         Paragraf isi

3.         Paragraf penutup

KEARSIPAN

KEARSIPAN

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6)     Sebagai alat pengingat
7)     Sebagai alat penyimpanan warkat
8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9)     Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

• Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan
  
  Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
 Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
 Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
•  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.